Event Curation System

Vom Call for Participation bis zum fertigen Programm: Einreichung, Kuration, Planung, Produktion und Website in einem System.

Das Event Curation System ist ein CRM und Content-Management-System für Kongresse und Veranstaltungen mit Einreichungsprozess. Teilnehmer:innen reichen ein, das Programmteam bewertet und entscheidet, die Produktion bekommt genau die Informationen, die sie braucht. Und nach außen ist das System eine vollwertige Website.

  • Open Source basiert
  • CRM und CMS
  • Rollen und Rechte
  • Drag-and-Drop-Planung
  • Schnittstelle zur App

Anfrage stellen

Programmplanung im Event Curation System: links die Liste der angenommenen Sessions, rechts der Kalender mit Räumen als Spalten und Sessions als Karten
Programmplanung per Drag and Drop: angenommene Sessions links, Räume und Zeitraster rechts. Darstellung mit Beispieldaten.

Von der Einreichung zum Programm.

  1. 01

    Einreichen

    Teilnehmer:innen reichen Vorträge, Sessions und Workshops über den Call for Participation ein.

  2. 02

    Bewerten

    Das Programmteam bewertet, kommentiert und filtert, gemeinsam, in Expertenteams oder anonym.

  3. 03

    Entscheiden

    Zusagen, ablehnen, auf die Warteliste setzen. Die passende Mail geht personalisiert raus.

  4. 04

    Planen

    Angenommene Sessions per Drag and Drop in den Kalender ziehen, Partner verknüpfen.

  5. 05

    Produzieren

    Gewerke sehen, was sie brauchen. Website und App zeigen das Programm.

  6. 06

    Showtime

    Türen auf, eure Show läuft, wir liefern die Live-Daten.

Liste der Einreichungen mit Track, Format, Tags, Speaker:innen, Sterne-Bewertung, Kommentaren und Durchschnittswertung

Einreichen, bewerten, entscheiden.

Jede Einreichung landet mit Track, Format, Tags und Speaker:innen in einer Liste, die das Programmteam nach allem filtern kann, was zählt. Bewertet wird mit Sternen und Kommentaren, sichtbar für alle oder anonym. Aus der Liste heraus werden Einreichungen angenommen, abgelehnt oder auf die Warteliste gesetzt, einzeln oder als Sammelaktion.

  • Sterne-Bewertung, Kommentare und Filter für jedes Feld
  • Zugriffsrechte je Rolle: wer sieht, bewertet, entscheidet
  • Sammelaktionen für Status und Mails
  • CSV-Export für die Arbeit außerhalb des Systems
An: 142 Empfänger:innenBetreff: Deine Session bei der Konferenz 2026

Hallo {{ vorname }},

gute Nachrichten: Deine Session „{{ titel }}“ ist angenommen. Wir haben sie für {{ tag }} um {{ uhrzeit }} in {{ raum }} eingeplant.

Bis bald!
Das Programmteam

Vorlage: Zusage142 × persönlich

Massenmails, die persönlich ankommen.

Zusagen, Absagen und Rückfragen gehen an alle auf einmal raus und kommen als persönliche Nachricht an: Anrede, Sessiontitel, Termin und Raum werden je Empfänger:in eingesetzt. Vorlagen lassen sich pro Status hinterlegen, der Versand wird protokolliert.

  • Platzhalter für alle Felder der Einreichung
  • Vorlagen für Zusage, Absage, Warteliste, Erinnerung
  • Versand an Filter und Auswahl, nicht an alle
Ausschnitt des Planungskalenders: Sessions als Karten mit Nummer, Titel, Zeit, Speaker:innen und Format

Das Programm bauen wie am Whiteboard.

Angenommene Sessions liegen als Karten in einer Liste, die Räume und Bühnen als Spalten im Kalender. Ziehen, ablegen, verschieben, Dauer anpassen. Zeitraster und Zoom sind einstellbar, Überschneidungen fallen sofort auf. Partner werden angelegt und mit Programmpunkten verknüpft, damit Sponsoring und Programm zusammenpassen.

  • Mehrere Tage, Räume und Bühnen
  • Zeitraster von 5 bis 60 Minuten
  • Partner und Sponsoren mit Sessions verknüpfen
  • Unveröffentlichte Sessions bleiben intern
Statistik-Ansicht mit Kennzahlen zu terminierten Sessions, Programmdauer, Speaker:innen sowie Diagrammen zu Geschlecht, Anreise, Format und Track

Zahlen, die das Programm erklären.

Wie viele Sessions, wie viel Programmdauer, wie viele Speaker:innen? Wie verteilen sich Formate, Tracks, Geschlecht und Anreise? Die Statistik zeigt es live, mit Tabellen zum Aufklappen. Gut für Berichte, Förderanträge und den eigenen Anspruch an ein ausgewogenes Programm.

  • Moderationskarten
  • Video-Bauchbinden-Export
  • Ablaufpläne
  • Badge-Druck-Vorlagen

Jedes Gewerk sieht, was es braucht.

Technik, Regie, Moderation, Einlass: Produktionsteams und Gewerke bekommen eigenen Zugriff und sehen genau die Informationen, die für sie relevant sind. Aus denselben Daten entstehen die Unterlagen für den Veranstaltungstag, ohne Copy-and-paste in andere Dokumente.

Event Curation SystemEinreichung · Programm · Partner
  • Websiteintegriertes CMS
  • x10 Event AppProgramm und Live-Daten
  • Externe SystemeSchnittstelle

Nach außen eine Website, nach innen die Zentrale.

Das System ist zugleich eine umfangreiche Website mit allen gängigen CMS-Funktionen: Seiten, News, Programm, Speaker:innen und Partner werden direkt aus den Daten gepflegt und veröffentlicht. Über die Schnittstelle fließen dieselben Daten in die Programm-App oder in andere externe Systeme.

Möchtest du mal rein schauen?

Wir zeigen euch das System an einem echten Beispiel und sprechen darüber, welche Schritte bei euch anders laufen könnten und wie wir das System an eure Prozesse anpassen.